保育DXで業務効率と正確性を大幅向上：グローバルキッズが挑む保育DXとSalesforce活用

情報システム部　宮澤 美幸 氏 （写真：左）
人財開発部　採用グループ　松元 広宣 氏 （写真：右）

2030年までに職員、保護者や子どもたち、地域に信頼される存在になるという思いを表現した「2030年トリプルトラスト」をビジョンに掲げ、認可保育園や学童クラブの運営を行っている株式会社グローバルキッズCOMPANYグループ。そのビジョン達成に向けた取り組みの1つが、デジタル基盤の構築です。このうち、Salesforceをプラットフォームに「職員配置/選考管理システム」「写真販売システム」の導入をウフルが支援しました。

選考管理、採用後の職員配置管理を複数部門で横断的に行ってきたという同社グループ。Salesforceの導入前は、効率性と正確性に課題があったといいます。

また、施設での日常風景や運動会などのイベント写真を提供する仕組みについては、園ごとにシステムが異なり、契約条件や仕様が法人で統一されていないことが課題だったといいます。

「システムによって使い勝手が異なるため、異動先で職員が戸惑うこともあり、当社グループ内でシステムを一元化したいと考えました」（宮澤氏）

こうした課題を解決するため、同社グループが導入を決めたのがSalesforceでした。システムを選ぶにあたり同社グループが重視したのは、カスタマイズ不要で利用できること、ノーコード・ローコード開発が可能なものであることでした。

「山積みの課題にスピード感を持って対応したかったというのが大きな理由です。他業界で当たり前に行われていること、いわゆるベストプラクティスへの素早いキャッチアップを求めていたため独自性は特に不要でした。ノーコード・ローコードを重視したのは、内製化を考えてのことです」（宮澤氏）

これらの条件を満たすシステムはSalesforce以外になく、迷うことなく導入を決めたという同社グループ。Salesforce社からの紹介を受け、ウフルが導入支援を行うことになりました。

「ウフルさんを選んだ決め手は、運用面で無理のない仕様でご提案をいただけたことです。初の導入プロジェクトであり、メンバー全員が未経験のなか、内製化を前提としている弊社に対し、将来像を見据えたご提案、レベルに応じた実装方法を考慮していただけるパートナーだと感じました」（松元氏）

職員配置/選考管理システムの構築は、Salesforce経験者がまったくいない状態からスタート。まずはデジタル基盤の企画計画段階からSalesforceのアシュアランスサービスを活用し、無理のない計画と拡張性のあるアーキテクチャ設計に着手しました。

「弊社メンバーのスキルをアシュアランスサービスで補いながら、経験人材の育成と新規採用を並行して実行してきました。検討・着手から2年で3人体制に拡充し、業務システムごとに担当部門からDX人材を選定、各部門に操作方法を普及させていきました。最初に着手したのは選考管理システムと職員配置管理システムで、経験豊富なウフルさんからサポートを受けることで最初の一歩を前に進められたと思っています」（宮澤氏）

導入後の変化について、松元氏は「業務を可視化できたことで、属人的に判断されていたことが標準化されてきたと感じています」と語ります。

「例えば、産育休者の情報を入力することで、施設ごとの配置可能枠を把握できるようになりました。以前は採用担当者に対してメールや電話で選考状況に関する問い合わせがくることもあったのですが、他部門の方もSalesforce上で選考状況を確認できるようになったため、コミュニケーションコストが大幅に削減されました。Excelデータのバケツリレーで行われていた情報連携もSalesforce内で可能になったため、業務効率が上がってきていると感じています」（松元氏）

選考プロセスに関しては、ToDo機能を活用することで漏れのない対応が可能となったほか、レポートやダッシュボードを活用することで選考管理プロセスを数値化し、データドリブンマネジメントが可能に。今後の入社予定情報も反映されるようになったことで、未来の職員配置も管理しやすくなり、職員配置の優先度が明確になり、採用決定率も向上してきたといいます。

「ToDoで作業の有無をチェックできるようになったことで、採用担当者からも最新のステータスを把握しやすくなったとポジティブな感想をもらっています。ダッシュボードを活用することで、集計作業がなくなったことも喜ばれていますね」（松元氏）

また写真販売システムの導入に関しては、「管理機能を一元化できたことで職員の操作性が良くなり、仕組み化できた点がよかったです。本部の職員の業務負荷も軽減されました」と宮澤氏。また、外部事業者のシステムに子どもたちの情報を預ける必要がなくなったことから、安全安心面にもメリットがあるといいます。

今回のウフルの導入支援について、宮澤氏は「Salesforceという言葉すら知らず、必要な用語の定義も理解できていないところから丁寧に説明していただいた印象が強いです。何度も同じことをお聞きした部分もあったかと思いますが、寄り添って対応していただきました」と振り返ります。

「こちらがわからないところは図を用いながら丁寧に相談に応じていただき、提案もしていただきました。プラスアルファのフォローもしていただいたと感じています。時には遅くまでこちらの質問に対応していただいたこともありましたが、常にスピーディーに回答をいただけて助かりました」（松元氏）

今後のSalesforceの活用計画について、「当社グループのICT戦略を実現するデジタル基盤として、継続して利用範囲を拡大する予定」と宮澤氏。

「蓄積したデータの分析や生成AIの活用も進め、業務効率化や品質向上だけではなく、保育DXの面でも積極的に活用していきたいです。採用候補者へのアプローチにメールマーケティングツールの活用、事業パートナー向けwebサイトやコミュニケーションサイトの拡大も計画しています。現在は職員向けに展開しているSlackですが、範囲を広げることで保護者の方にも役立てていただける仕組みを構築したいと考えています」（宮澤氏）

「ウフルさんには、Salesforce導入時から弊社を知っていただけている心強さから、引き続き都度相談しています。今後もぜひ相談させてください」（松元氏）