東日本初！Slack全庁導入
那須塩原市の生産性向上をサポート

（写真左より）
栃木県那須塩原市　企画部デジタル推進課課長　村松様
栃木県那須塩原市　企画部デジタル推進課　奥村様

少子高齢化による労働人口が減少し人手不足が加速する中、自治体は限られた人手で住民サービスを提供することが課題となっています。栃木県の那須塩原市は、庁内の生産性向上を加速させるため、ビジネス向けプラットフォーム「Slack（スラック）」を東日本で初めて全庁で導入しました。ウフルはこの導入を支援し、同市の生産性向上を推進しています。

那須塩原市は、行政ニーズの多様化や地域課題の複雑化が進む中で、DX（デジタルトランスフォーメーション）に注力してきました。「那須塩原市DX推進戦略」を策定し、先進的なデジタル技術を活用による市民サービスの利便性向上や地域社会におけるDXの促進を図っています。

同市はDX戦略のひとつに「行政の業務効率化と働き方改革」を掲げています。那須塩原市役所で働く800人以上の職員の働き方を見直し、改善することで業務プロセスの効率化や効果的な情報共有の実現を図り、職員の生産性向上や働きやすさの向上につなげています。

■ 紙の資料・鳴りやまない内線・対面会議の多さに課題
同市庁内では、内線電話やメール、会議室での対面会議が主なコミュニケーション手段でしたが、ここに多くの課題がありました。内線電話が鳴るたびに職員は作業を中断して対応しなければならず、また対面会議のために事前に会議室を予約し、人数分の紙資料を印刷する等作業に追われていました。これまでは当たり前だったこれらの作業を見直したことで、市職員の業務効率化を妨げる要因を把握できました。

「課によっては、内線電話がひっきりなしにかかってくるところもあります。会議は基本的に対面のため、会議室の手配や資料の印刷、会議室までの移動に時間が拘束されてしまいます。庁内メールを送る際も、”お疲れ様です。〇〇課の△△です”から始まり、フォーマットに沿った内容の作成に時間がかかっていました。」（奥村氏）

「庁内の重要情報は、これまで庁内の電子掲示板で行っていました。一方的な情報発信のため、発信された内容についてわからないことがある際は、メールや内線電話で問い合わせをする必要があり、その場でパッと質問できないためコミュニケーションに余計な障壁がありました。」（奥村氏）

■ 庁内のコミュニケーション方法を刷新

これらの課題を改善するため、同市はビジネス向けプラットフォーム「Slack（スラック）」の導入に踏み切りました。全庁でのSlack導入は東日本の自治体において初めての試みです。

「Slack」は組織内外のコミュニケーションを促進することで、生産性向上を支援するビジネスプラットフォームです。部署内はもちろん、部署横断のプロジェクトなどチームごとにグループを作り、SNSのような感覚で手軽にメッセージをやりとりできるため、メールのような件名の記載や「お疲れさまです」などの形式的な書き出しで始まる慣行から解放される他、「承知しました！」「ありがとうございます！」などの文字や、表情豊かな絵文字などのスタンプでのクイックなリアクションが可能です。さらに、自席にいながら気軽に複数人とビデオ会議ができる「ハドルミーティング」などの機能が特徴です。

「試験的にSlackを使ってみた際は、驚きました。メールに比べて発信のハードルが低く、皆のレスポンスも早いです。誰かの発言に対する返答も「つまりこういうことですか？」と気軽に質問ができたり、「承知しました！」などのスタンプひとつで済むので、スピード感のあるコミュニケーションが取れます。」（村松氏）

「スレッド機能でテーマごとに情報が一元管理できるようになりました。また、ハドル機能を活用することで、別の場所へ移動する手間がなく、複数の人と音声のやり取りができるようになりとても便利です。資料に関しても画面の共有ができるため、紙資料の印刷作業が不要になり、効率化につながりました。」（奥村氏）

■ 大事なことは職員への定着
Slackの導入から2か月。これまで紙資料やメール、内線電話、対面会議が当たり前だった職員800人に対し、新しいツール導入の目的や利用方法の理解を深め、積極的に活用してもらうためには苦労がありました。

「デジタル推進課で完結する話ではなく、現場職員の目線に立って利用方法や運用方法を考える必要がありました。ウフルさんにはこちらの課題に寄り添いながら対応いただきました。私たち管理者に対しての研修をしていただいたり、利用者に向けての動画教材を作っていただくなど、スピーディにサポートいただきました。」（村松氏）

ウフルは、同市デジタル推進課とSlackCS部門の3者で連携し、Slackを活用した情報共有を行うことで、スピーディな導入を実現しました。具体的にはSlackCS部門がサービスの基本的な情報や蓄積されたノウハウを提供し、ウフルは那須塩原市に適したカスタマイズや市職員が使いやすいようなアプリ開発などの役割を担いました。こうした役割分担と密な連携により、スムーズなコラボレーションを実現し、Slackの導入を迅速かつ効果的に進めることができました。

「ウフルさんは、設定作業や各種申請用のワークフローサンプルを作成いただくなど、短い期間でしっかり支援していただきました。」（奥村氏）

デジタル推進課は、市職員に向けてSlackの使い方のコツを発信したり、各部署のキーマンに協力してもらい進んで活用してもらうことや、「予算」や「議会」など現場職員の業務に合わせたチャンネル（議論の部屋）の用意など、利用者目線で活用の促進を行っています。

■DXを通じて役所の文化を変えていきたい
「Slackのような先進的なツールを自由に活用し、住民の皆様の生活はもちろん、市職員も無理なくスムーズに業務ができるようになるのが理想です。」（村松氏）

那須塩原市は今後も、先進的なツールやサービスを通じて、組織を横断し全職員を巻き込んだオープンで闊達なコミュニケーションを実現するため、職員の意識改革にも注力していく方針です。

「DXは単なる業務のデジタル化ではないんです。重要なのはデジタル技術を活用して職員一人ひとりの意識を変え、縦割りで閉じられてきた役所の組織文化そのものを変えていくことです。そこから新たな価値を生み出すこと、それがデジタル推進課の役割だと思っています。」（村松氏）

■ 「時代の変革に対応した持続可能なまち」を目指して

栃木県那須塩原市は、「時代の変革に対応した持続可能なまち」を目指し、住民が市役所に来なくても行政サービスを受けられるサービスや、市から発信する情報をいち早く市民に届けるシステム構築など、全国の自治体に先駆けてDX化を推進してきました。DXによって市役所内の事務手続きを圧縮し、市職員の業務量を削減・効率化することで、これまで以上に地域課題解決に向けた議論や市民向けサービスの向上に注力して行く方針です。

■ ウフルの自治体DX支援

ウフルは「テクノロジーと自由な発想で、持続可能な社会を創る」を理念として、全国30以上の自治体のDX化を支援してきました。今後も全国各地のスマートシティ化・デジタル田園都市の実現に向けた全体設計やサービスアプリケーション、データ・サービス連携基盤の提供に取り組むことで、持続可能な社会の実現を加速していきます。

自治体概要

栃木県那須塩原市

〒325-8501 栃木県那須塩原市共墾社108番地2