ワーカー参加で快適性を実現する次世代型オフィス

オフィスへのニーズの高まり

新型コロナウィルス感染防止対策の1つとしてテレワークが広がってきていますが、その一方でオフィスに来て働くことの利点が再認識されてきてもいます。
経済産業省が発表した「日本の在宅勤務の生産性に関する調査」によると、労働者と企業の双方80%以上が在宅勤務において生産性が低いと感じているようです。この結果は、オフィスが単なる労働の場だけでなく、他の機能も担っていることを示唆しています。
その機能のひとつは「コミュニケーション」だと考えられます。在宅における問題点として「対面での気軽なコミュニケーション・雑談ができない」という意見をしばしば耳にします。
オフィス勤務とテレワークのハイブリッドによる働き方が台頭するなか、仕事の生産性や快適性の確保を念頭に、引き続きオフィスの価値は変わることなく、新しい働き方に合わせて機能をアップデートする必要があります。

これからのオフィスに必要な3つの要素（快適性・健康・コミュニケーション）

新しい働き方に合わせて、より高い生産性を得るために、必要な要素とは何でしょうか。
ここで、様々な企業のテレワークによる弊害や、今後オフィスに求める価値について聞いたアンケート結果の一例をご紹介します。

・テレワークによる弊害

テレワークによる弊害について最も多かった回答は前述の「社員間のコミュニケーション」に関する意見です。その他では「業務状況の把握」や「オンオフの切り替え」、「健康状態の把握」などの回答が多くなっています。

・オフィス勤務の利点

「社員間のコミュニケーション」は2番目に多い回答数となっており、コミュニケーションはオフィスが有する代表的な価値であることがわかります。また、「働く環境が整っている」という意見も多くあります。これはもちろんネットワークやモニター等の設備だけでなく、働いている空間の快適さも含まれていると考えられます。

テレワークに対する弊害の中で多くみられた回答と同じような意見が、オフィス勤務の利点についてもあがっています。結局のところ、これからのオフィスには以下の3つの要素が必要とされているのではないでしょうか。

1. 快適性
2. 健康
3. コミュニケーション

弊社では、これら3つの要素に合わせてサービス提供をしています。

以下、ユースケースをもとにご紹介します。

まず快適性、例えば会議室に入る時に前の使用者がまだ会議室を使っていて気まずい思いをしたことはないでしょうか。来客対応の場合、ノックして催促するのも失礼になるかもしれません。また会話が盛り上がって時間に意識が向かなくなっていることもあります。解決のアプローチとして、照明設備と使用時間を連携し、明るさにより会議室の利用者に終了時間を伝えることができます。催促によるストレスや終了するまで待つことの不便さから解消されます。

次に健康、スマートウォッチを活用した健康管理です。スマートウォッチから、従業員の心拍や体温、居る場所の温度などを取得することで、従業員の健康管理が可能になります。これまでは自己申告や健康被害が発生したあとにしか対策出来なかったことに対し、新たな健康管理のアプローチとして有効です。

そして、コミュニケーションについて。オフィス内の従業員の位置情報を活用することで、必要な時に必要な人へ素早くコミュニケーションを取ることを可能にします。フリーアドレス導入などにより、誰がどこにいるかわからないなど不便を感じることがあるのではないでしょうか。そのような場面での対面コミュニケーションを円滑にし、機会のロスによる生産性の低下などを低減することが可能になります。

上記のアプローチは、あくまでも一例です。課題や実現したいオフィスの姿により、様々なアプローチが考えられます。

また、これから自社オフィスでどのように機能アップデートしていくか戦略をたてる前に、現在のオフィスの稼働率を把握することも重要です。社員の出社率、会議室・座席の利用率など社員の働き方に合わせて、オフィス面積の最適化や必要となるオフィス機能について検討することも必要になると考えております。

柔軟な働き方に対応し、継続的に最適化されていくオフィス

最後に、生産性向上を実現したオフィスの事例をご紹介します。
スポーツ施設や日本各地の空港など、大規模な建築プロジェクトを手がける組織設計事務所、株式会社梓設計様は、新本社を移転される際にIoT導入を検討。働き方を柔軟にしていくためには、フレキシブルな照明や空調に変えていく必要があると考えていらっしゃいました。これを実現するために、働く人のパフォーマンスを最大化させるために必要な要素を調べる必要がありました。
取り組みとしては、まず環境データや感情データの収集を行いました。そして「成長するオフィス」のコンセプトを実現するため、取得したデータの分析を行い、オフィス環境を継続的に最適化していく仕組みを構築しました。IoTの導入や運用面などで、弊社も支援させていただきました。
梓設計様はこの取り組みで、第15回 日本ファシリティマネジメント大賞にて優秀ファシリティマネジメント賞を受賞されています。

梓設計様の事例はこちら
https://uhuru.co.jp/case/azusasekkei/

ウフルのファシリティマネジメント

ウフルは、ファシリティマネジメントやスマートオフィスの領域で、「何かをやりたいけど、どうしたら良いかわからない」という企画・課題整理や、「こんなことやりたいけれど、実現方法がわからない」といった技術的支援など、包括的にご支援しております。
具体的な支援内容や事例を紹介した資料もございますので、お気軽にお問い合わせください。